Conditions générales d'utilisation

Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (« CGU ») régissent l'utilisation de la plateforme StrucTime, éditée par la société AEON Systems. En accédant ou en utilisant nos services, vous acceptez d'être lié par ces conditions. Si vous n'acceptez pas ces conditions, veuillez ne pas utiliser notre plateforme.

Article 1, Définitions

• Plateforme : l'application web StrucTime accessible à l'adresse structime.app et tous ses sous-domaines.
• Éditeur : la société AEON Systems, éditrice de la Plateforme StrucTime.
• Utilisateur : toute personne physique ou morale qui accède à la Plateforme et utilise les Services.
• Client : toute personne morale ayant souscrit un abonnement aux Services de la Plateforme.
• Tenant : l'espace de travail isolé et sécurisé attribué à chaque Client sur la Plateforme.
• Services : l'ensemble des fonctionnalités proposées par la Plateforme StrucTime.
• Données : toutes les informations saisies, importées ou générées par l'Utilisateur sur la Plateforme.

Article 2, Objet

Les présentes CGU ont pour objet de définir les conditions d'accès et d'utilisation de la Plateforme StrucTime, ainsi que les droits et obligations des parties.

StrucTime est un logiciel de gestion multi-tenant destiné aux entreprises de toutes tailles, principalement les TPE, PME et ETI françaises. Il permet la gestion centralisée des ressources humaines, de la flotte de véhicules, du stock, du CRM et des opérations quotidiennes.

Article 3, Accès au Service

3.1 Conditions d'accès

L'accès à la Plateforme est réservé aux personnes morales et aux personnes physiques agissant dans le cadre de leur activité professionnelle. L'Utilisateur doit être âgé d'au moins 18 ans et avoir la capacité juridique de contracter.

3.2 Prérequis techniques

• Une connexion Internet haut débit
• Un navigateur web moderne et à jour (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
• JavaScript activé
• L'acceptation des cookies nécessaires au fonctionnement

3.3 Disponibilité

La Plateforme est accessible 24h/24, 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées ou d'urgence. L'Éditeur s'engage à informer les Utilisateurs de toute interruption planifiée avec un préavis raisonnable.

Article 4, Description des Services

La Plateforme StrucTime regroupe plus de 30 modules organisés en sept grands domaines fonctionnels :

• Ressources humaines : employés, planning et astreintes, congés et absences, feuilles de temps, intérimaires, équipes.
• Opérations chantier : affaires et interventions, suivi de chantier, sites et points de livraison, observations et incidents terrain, flotte, stock et inventaire.
• Commercial : CRM B2B et B2C, pipeline de vente, devis et contrats, signature électronique simple.
• Finance : comptabilité, trésorerie, achats et commandes fournisseurs, paiements SEPA, prêts et emprunts, notes de frais.
• Documentation : gestion électronique de documents, coffre-fort sécurisé, notes internes.
• Collaboration : messagerie interne, calendriers partagés, tâches et projets.
• Paramétrage : tableau de bord, paramètres globaux du tenant, marketplace d'extensions.

Tous les plans d'abonnement incluent l'accès à l'ensemble des modules. Les différences entre plans portent sur le nombre d'utilisateurs, le volume de données et le niveau de support. L'Éditeur se réserve le droit de faire évoluer les Services sous réserve d'en informer les Utilisateurs avec un préavis raisonnable.

Article 5, Inscription et Compte Utilisateur

5.1 Création de compte

L'utilisation des Services nécessite la création d'un compte. Le Client administrateur crée les comptes pour les membres de son organisation. Chaque Utilisateur doit fournir des informations exactes et complètes.

5.2 Identifiants de connexion

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants. Il s'engage à ne pas les divulguer et à informer immédiatement l'Éditeur en cas de compromission suspectée de son compte.

5.3 Rôles et permissions

• OWNER : propriétaire du tenant, accès complet
• MANAGER_RH : gestionnaire des ressources humaines
• MANAGER_OPS : gestionnaire des opérations (flotte, stock, projets)
• COMPTA : accès aux fonctions comptables et financières
• AGENT : employé terrain avec accès limité
• LECTURE_SEULE : consultation uniquement

Article 6, Obligations de l'Utilisateur

L'Utilisateur s'engage à :

• Utiliser la Plateforme conformément à sa destination et aux présentes CGU
• Ne pas utiliser la Plateforme à des fins illégales ou non autorisées
• Ne pas tenter de compromettre la sécurité ou le fonctionnement de la Plateforme
• Ne pas accéder aux données d'autres Clients ou Utilisateurs
• Respecter les droits de propriété intellectuelle de l'Éditeur et des tiers
• Maintenir la confidentialité de ses identifiants de connexion
• S'assurer de la licéité des Données qu'il saisit sur la Plateforme
• Respecter la législation en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles

Attention : tout manquement aux obligations ci-dessus peut entraîner la suspension ou la résiliation du compte, sans préavis ni indemnité, et sans préjudice des dommages et intérêts.

Article 7, Données Personnelles et RGPD

7.1 Responsable de traitement

Le Client agit en qualité de responsable de traitement pour les données personnelles de ses employés et contacts. L'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

7.2 Sécurité des données

• Chiffrement des données en transit (TLS 1.3) et au repos (AES-256)
• Isolation complète des données entre les Tenants (multi-tenancy)
• Authentification sécurisée
• Sauvegardes régulières et automatiques
• Hébergement des données en France et dans l'Union européenne
• Audit trail de toutes les modifications

7.3 Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition, exerçables auprès du Client responsable de traitement ou de l'Éditeur ([email protected]).

7.4 Conservation des données

• Données de compte : durée du contrat + 3 ans
• Données RH / employés : durée de l'emploi + 5 ans
• Données de facturation : 10 ans (obligation fiscale)
• Logs de connexion : 1 an

Les données applicatives actives restent disponibles 30 jours après la résiliation pour permettre l'export et la migration. Au-delà, elles sont purgées, anonymisées ou archivées selon les obligations légales.

Article 8, Propriété Intellectuelle

8.1 Droits de l'Éditeur

La Plateforme StrucTime, son code source, ses interfaces, ses textes, ses graphismes, sa marque et son logo, sont la propriété exclusive de l'Éditeur, protégés par les lois sur la propriété intellectuelle.

8.2 Licence d'utilisation

L'Éditeur concède au Client une licence non exclusive, non cessible et non transférable de la Plateforme pour la durée de l'abonnement, strictement limitée à l'usage professionnel interne du Client.

8.3 Données du Client

Le Client reste propriétaire de toutes les Données qu'il saisit. L'Éditeur ne revendique aucun droit de propriété sur ces Données et s'engage à ne pas les utiliser à d'autres fins que la fourniture des Services.

Article 9, Tarification et Paiement

9.1 Plans d'abonnement

La Plateforme propose plusieurs plans à tarif mensuel adaptés à la taille de l'entreprise (de Starter à Corporate). Tous les plans incluent l'ensemble des modules ; les différences portent sur le nombre d'utilisateurs, le volume de données et le niveau de support. Le tarif est indiqué sur la page tarifs et précisé dans le devis accepté.

9.2 Modalités de paiement

Le paiement s'effectue par prélèvement SEPA mensuel via notre prestataire agréé GoCardless. L'abonnement est souscrit pour une durée indéterminée, facturé chaque mois à terme échu.

9.3 Retard de paiement

En cas de retard, une relance est envoyée le lendemain de l'échéance, puis une mise en demeure 15 jours plus tard. À défaut de régularisation, l'accès peut être suspendu. Des pénalités au taux légal (art. L.441-10 du Code de commerce) et une indemnité forfaitaire de 40 € s'appliquent.

Article 10, Durée et Résiliation

10.1 Durée

L'abonnement est souscrit pour une durée indéterminée, avec un engagement minimum d'un mois, renouvelé tacitement chaque mois jusqu'à résiliation.

10.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace ou en contactant le support, sans préavis. La résiliation prend effet à la fin du mois en cours. L'abonnement étant facturé à terme échu, aucun remboursement n'est nécessaire.

10.3 Conséquences de la résiliation

À la résiliation, le Client dispose de 30 jours pour exporter ses Données. Passé ce délai, elles sont définitivement supprimées des serveurs de l'Éditeur.

Article 11, Responsabilité

L'Éditeur s'engage à fournir les Services avec diligence et selon les règles de l'art. Sa responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés et ne pourra excéder le montant des sommes versées par le Client au cours des 12 derniers mois.

L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, des pertes de données imputables au Client, des interruptions dues à des tiers (hébergeur, fournisseur d'accès) ou des cas de force majeure.

Article 12, Disponibilité du Service

L'Éditeur s'engage à maintenir une disponibilité de 99,5 % sur une base mensuelle, hors maintenances planifiées et force majeure. Les maintenances planifiées sont annoncées avec un préavis minimum de 48 heures.

Les Données sont sauvegardées quotidiennement et conservées pendant 30 jours.

Article 13, Support Technique

Le support est accessible par email ([email protected]), via le système de tickets intégré et la documentation en ligne. Délais de réponse indicatifs :

• Critique (service indisponible) : 2 heures (heures ouvrables)
• Majeur (fonctionnalité impactée) : 8 heures (heures ouvrables)
• Mineur (question, demande) : 48 heures (jours ouvrés)

Article 14, Modifications des CGU

L'Éditeur se réserve le droit de modifier les présentes CGU. Les Utilisateurs seront informés de toute modification substantielle par email et/ou notification au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation vaut acceptation.

Article 15, Droit Applicable et Litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français. La Plateforme étant réservée aux professionnels, les parties s'engagent, en cas de litige, à rechercher une solution amiable avant toute action judiciaire. À défaut d'accord, le litige relève de la compétence exclusive des tribunaux français.

Article 16, Contact

• Éditeur : AEON Systems
• Email : [email protected]
• Support : [email protected]

Article 17, Valeur probante des signatures électroniques

Les signatures électroniques apposées via la plateforme sont des signatures électroniques simples au sens de l'article 3.10 du règlement eIDAS et de l'article 1367 du Code civil. Chaque signature est associée à des éléments de preuve conservés par AEON Systems : email vérifié par code à usage unique (OTP), horodatage serveur, adresse IP, identifiant de navigateur, hash SHA-256 du document et journal d'audit horodaté.

Conformément à l'article 1368 du Code civil, les parties conviennent que ces signatures, associées aux éléments de traçabilité, ont force probante entre elles et constituent une preuve écrite valable. Le Client s'engage à ne pas faire signer électroniquement des documents pour lesquels la loi exige une forme authentique, manuscrite, ou une signature avancée ou qualifiée (actes notariés, actes relatifs à la famille, etc.).

Les éléments de preuve liés aux signatures sont conservés pendant dix (10) ans à compter de la date de signature.

Article 18, Facturation électronique B2B et archivage probant

La réforme française de la facturation électronique inter-entreprises impose progressivement la transmission dématérialisée structurée des factures B2B via une Plateforme Agréée (PA) immatriculée par la DGFiP.

AEON Systems s'appuie sur la PA Iopole pour assurer la transmission, la réception et le e-reporting des factures de ses Clients. Les factures B2B sont transmises au format Factur-X CTC-FR ou UBL 2.1 CIUS-FR selon le canal cible.

Toutes les factures émises et reçues sont archivées à valeur probante conformément à l'article L102 B du Livre des procédures fiscales (conservation 10 ans) et aux normes NF Z42-013 et PAdES-B. Chaque facture archivée est associée à un package probant exportable par le Client à tout moment.

AEON Systems agit en qualité d'éditeur de la solution et d'opérateur d'archivage. Iopole demeure indépendamment responsable de la transmission inter-PA et de la conformité aux exigences DGFiP. La responsabilité d'AEON Systems ne saurait être engagée en cas de défaillance des plateformes externes (PA destinataire, PPF, infrastructure DGFiP).