« À partir de » est la formule la plus trompeuse du logiciel de gestion. Elle est exacte, juridiquement irréprochable, et elle ne vous apprend rien sur ce que vous paierez dans dix-huit mois.

Ce qui suit ne compare aucune offre du marché et ne cite aucun tarif : les grilles bougent, et un chiffre recopié d'un article vieux de six mois vous induira en erreur plus sûrement qu'aucune plaquette. L'objet est ailleurs : savoir quoi additionner, et quelles questions poser pour que le devis que vous recevez soit comparable à un autre.

Trois mécaniques qui font grimper la facture

La tarification par utilisateur. Le tarif affiché vaut pour un poste. À trois personnes dans l'entreprise, vous payez trois fois. Vous embauchez, vous repayez. Votre comptable externe a besoin d'un accès, vous repayez encore. C'est le modèle le plus courant, et le plus pénalisant pour une entreprise qui grandit.

Le découpage en modules. Le socle couvre une fonction. Les autres, celles dont vous aurez besoin dans six mois quand votre activité les réclamera, arrivent en options. Le périmètre réel se découvre en avançant, ce qui est la pire manière de le découvrir.

Le hors abonnement. Le tarif mensuel ne comprend souvent ni le paramétrage, ni la reprise de vos données, ni la formation. Sur les produits distribués par un réseau de revendeurs, ces prestations représentent une part significative de la première année, et elles n'apparaissent nulle part sur la page tarifs.

Aucune de ces trois mécaniques n'est malhonnête en soi. Elles deviennent un problème quand elles ne sont pas mises sur la table au moment de comparer.

Les six postes à additionner

Les licences et abonnements

La partie visible. Elle dépend de trois variables : le nombre d'utilisateurs, le nombre de modules activés, et le niveau de gamme. Ce sont ces trois variables qu'il faut figer avant de demander un chiffrage, sinon vous comparez des périmètres différents.

Le paramétrage et la reprise de données

Configuration initiale, import des clients, articles et soldes d'ouverture, mise au format de vos modèles de devis et de facture. Ce poste est ponctuel, il tombe en année 1, et il est presque toujours absent des comparaisons.

Son ampleur dépend surtout de l'état de vos données, pas de l'outil. Une base clients propre se reprend vite ; une base avec des doublons et des identifiants manquants coûte plusieurs jours, chez n'importe quel éditeur.

La formation

Systématiquement sous-estimée, pour une raison simple : on compte les jours facturés par l'éditeur et on oublie les jours de production perdus par l'équipe pendant qu'elle apprend. Ce second coût est le plus lourd des deux, et il se répète à chaque embauche.

C'est aussi pour cela que l'ergonomie n'est pas un sujet cosmétique. Le temps qu'un nouvel arrivant met à devenir autonome se paie à chaque recrutement, pendant toute la durée de vie de l'outil.

Les intégrations tierces

Tout ce que le produit principal ne couvre pas et qu'il faudra brancher : un coffre-fort pour les bulletins de paie, une plateforme agréée pour la facturation électronique, un outil de planning, une solution mobile pour le terrain, un connecteur bancaire.

Chacun ajoute un abonnement, mais surtout un contrat, un interlocuteur de support, et un point de rupture. Un connecteur n'est jamais gratuit : il y a des correspondances de champs à définir, des cas particuliers à traiter, et une maintenance quand l'une des deux parties évolue.

Le support et les mises à jour

Le support inclus est souvent limité en horaires et en niveau. Le support renforcé est une option. Les montées de version majeures sont incluses chez certains éditeurs, facturées chez d'autres, et la différence sur plusieurs années n'est pas marginale.

La croissance

Le poste le plus sournois, parce qu'il ne se manifeste pas au moment où vous décidez. Passer de cinq à douze personnes en trois ans multiplie mécaniquement les licences par utilisateur, déclenche souvent un changement de gamme, et ouvre de nouveaux besoins fonctionnels donc de nouveaux modules. La facture peut doubler sans que vous ayez changé d'éditeur ni renégocié quoi que ce soit.

C'est la raison pour laquelle une tarification par tranche d'effectif se compare mal à une tarification par utilisateur sur un tableau à un an. Il faut projeter sur trois ans, avec votre trajectoire d'embauche réelle.

Le coût qui ne figure sur aucune facture

Quand vous faites cohabiter quatre outils, vous payez quatre fois la même chose : quatre hébergements, quatre supports, quatre couches de sécurité, quatre marges d'éditeur. Cette duplication est visible, elle se lit sur les relevés bancaires.

Le coût invisible se joue entre les outils. Chaque frontière est un endroit où une donnée est ressaisie, ou pas ressaisie du tout. Un devis accepté qui ne devient pas une facture, une heure pointée qui n'arrive pas sur le chantier, un achat qui n'est rattaché à rien. Le temps perdu se dilue dans les salaires et n'apparaît sur aucune ligne comptable, ce qui le rend indolore et permanent.

Le meilleur indicateur de ce coût n'est pas le prix des outils. C'est leur nombre. Le sujet est développé dans cinq outils qui ne se parlent pas, ou un seul qui fait tout.

Les dix questions à poser avant de signer

Par écrit, et avant la signature, pas pendant la démonstration où tout paraît simple.

Le tarif est-il par utilisateur ou par entreprise ?
Quels modules sont inclus dans le périmètre proposé, et lesquels sont en option ?
Le paramétrage et la reprise de données sont-ils compris ?
La formation initiale l'est-elle, et sous quelle forme ?
Les montées de version majeures sont-elles incluses ?
Que devient le tarif à dix, vingt, trente utilisateurs ?
La plateforme agréée pour la facturation électronique est-elle intégrée, ou à souscrire à part ?
L'application mobile est-elle comprise, et permet-elle de saisir ou seulement de consulter ?
Quel est le délai et le format de récupération de mes données en cas de résiliation ?
L'engagement est-il mensuel ou pluriannuel, et quel est le préavis ?

Un éditeur qui répond aux dix par écrit vous donne de quoi comparer. Un éditeur qui esquive vous donne aussi une information, moins agréable.

Comparer sur trois ans, sur votre cas

La bonne méthode tient en trois gestes.

Figez d'abord votre périmètre : ce dont vous avez besoin aujourd'hui, plus ce dont vous aurez besoin dans dix-huit mois si votre activité suit sa trajectoire. Demandez ensuite à chaque candidat un chiffrage sur ce périmètre, avec les six postes ci-dessus, sur trois ans. Ajoutez enfin votre projection d'effectif, qui est le principal facteur de divergence entre deux modèles tarifaires.

Ce que vous obtenez alors est comparable. Ce que vous lisiez sur les pages d'accueil ne l'était pas.

Le reste des critères, ceux qui décident une fois les coûts alignés, est traité dans comment choisir son logiciel de gestion, et pour les entreprises de chantier dans le guide d'achat d'un logiciel BTP. Si vous voulez un chiffrage sur votre périmètre réel plutôt qu'un ordre de grandeur, décrivez-nous votre activité.

Le coût réel d'un logiciel de gestion : les postes qu'on oublie de compter