Sortir ses données de Batigest : ce qui s'exporte, ce qui se perd

Personne ne devrait signer chez un nouvel éditeur avant de savoir ce qui sortira de l'ancien. La question se pose dans cet ordre, jamais dans l'autre : d'abord l'inventaire de ce qu'on peut emporter, ensuite le choix de la destination. Un outil séduisant qui ne sait pas relire vos ouvrages vous fera retaper dix ans de bibliothèque.

Où vivent réellement vos données

La génération i7 stocke ses données dans une base de type Access, posée sur le poste ou sur un partage réseau. La génération suivante, Batigest Connect, repose sur SQL Server ou SQL Express : le changement de socle technique est d'ailleurs l'une des raisons de la bascule, l'éditeur ayant développé un outil de reprise automatisée pour l'accompagner (sage.com).

Cette distinction compte pour une raison très concrète. Sur une base de type Access, la matière première d'une migration est la copie des fichiers de données eux-mêmes, pas une suite d'exports écran par écran. Sur SQL Server, c'est la sauvegarde de base. Dans les deux cas, un prestataire sérieux vous demandera ce fichier, et non trente fichiers Excel produits à la main.

Premier réflexe utile, avant toute discussion commerciale : faites une copie complète de votre dossier de données, datée, sur un support que vous gardez. Elle ne coûte rien et elle vous appartient.

Ce qui se récupère bien

Les outils de reprise du marché convergent sur un socle stable. Un revendeur qui documente publiquement son import depuis Batigest liste les fiches clients avec leurs champs complémentaires, adresses et contacts, les fiches fournisseurs dans les mêmes termes, la bibliothèque d'articles, les structures d'ouvrages, et les devis, soit sur l'intégralité de la base, soit à partir d'une date choisie (monpartenaire-codial.fr).

Ce socle couvre l'essentiel du patrimoine d'une entreprise du bâtiment :

• Les tiers, clients et fournisseurs, avec leurs coordonnées et leurs conditions.
• Les articles, la matière première du chiffrage.
• Les ouvrages, c'est-à-dire les assemblages d'articles et de main-d'œuvre qui font qu'un devis se monte en minutes. Le sujet est développé dans bibliothèque de prix et ouvrages.
• Les devis, avec leur découpage en postes.

Ce qui se dégrade au passage

Trois pertes reviennent systématiquement, et deux d'entre elles sont documentées noir sur blanc par les outils de reprise.

La profondeur des ouvrages. L'import documenté par ce même revendeur limite les structures d'ouvrages à deux niveaux au maximum, avec une perte d'information annoncée au-delà. Traduction : un ouvrage composé de sous-ouvrages, eux-mêmes composés d'articles, ressort aplati. Vous récupérez un prix, vous perdez la recette. Si votre bibliothèque est profonde, c'est le point à tester avant tout le reste, sur un échantillon réel de vos ouvrages les plus complexes.

Les arrondis. Les politiques de calcul diffèrent d'un logiciel à l'autre, ligne par ligne ou sur le total, ce qui produit des écarts de montants sur les devis repris. Le même document de migration le signale explicitement. Ces écarts se comptent en centimes, ils sont normaux, et ils doivent être constatés sur un échantillon avant la bascule plutôt que découverts sur un devis déjà envoyé au client.

L'encodage des caractères. Les bases anciennes n'utilisent pas toujours le même jeu de caractères que les outils actuels. Les accents et les caractères spéciaux des désignations d'ouvrages en font les frais si personne ne s'en occupe.

Ce qu'aucun export ne rattrape

Au-delà des données, une partie de votre installation ne se transporte pas, et il vaut mieux l'accepter tôt.

Les modèles d'impression personnalisés. Un devis retravaillé pendant des années pour porter votre mise en page, vos conditions et votre logo est un objet propre à l'outil qui l'a produit. Même à l'intérieur de la famille Batigest, la reprise des modèles connaît des exceptions selon les modules. Vers un outil tiers, il faut prévoir de les refaire, et donc de les budgéter en temps.

Les paramétrages. Numérotation, souches de documents, comptes comptables affectés aux articles, taux de TVA par défaut, conditions de règlement : ce sont des réglages, pas des données. Ils se re-saisissent une fois, à la main, et ce travail est plus rapide que sa propre automatisation.

Les pièces jointes et les photos. Selon la façon dont elles ont été rattachées aux affaires, elles vivent parfois dans des dossiers du disque plutôt que dans la base. Une migration qui ne relit que la base les laisse sur place. Demandez explicitement où elles sont stockées.

Les formats à demander, dans l'ordre

Quand vous ouvrez la discussion avec un nouvel éditeur, la question à poser tient en une ligne : « à partir de quoi travaillez-vous ? ». Trois réponses possibles, par ordre de qualité décroissante.

1. La base de données d'origine (fichiers de la génération i7, ou sauvegarde SQL). Reprise la plus fidèle, structures d'ouvrages comprises.
2. Des exports structurés produits depuis le logiciel, généralement en CSV ou en texte délimité. Correct pour les tiers et les articles, plus fragile pour la hiérarchie des ouvrages.
3. Des PDF ou des impressions. C'est de l'archivage, pas de la reprise. Utile pour la conservation, sans valeur pour reconstituer une bibliothèque.

Un prestataire qui se contente du niveau 3 en promettant une reprise complète mérite une question de plus.

Ce qui n'est pas public

La liste exhaustive des tables et des champs d'une base Batigest i7 n'est pas publiée par l'éditeur, et les documentations d'import des tiers décrivent ce que leur outil sait lire, pas ce que la base contient. Autrement dit, personne ne peut vous garantir depuis un article de blog qu'un élément précis de votre dossier sortira. La seule réponse fiable passe par un test de reprise sur votre base réelle, avant tout engagement.

C'est la démarche que suit StrucTime sur une reprise depuis Batigest : lecture de la base d'origine, reconstitution des ouvrages avec leurs sous-lignes, correction de l'encodage, contrôle des écarts d'arrondi sur un échantillon, puis validation par l'entreprise avant bascule. L'ordre des opérations et les points de contrôle sont détaillés dans migrer depuis Batigest.

Questions fréquentes

Peut-on exporter Batigest soi-même, sans prestataire ? Copier la base de données, oui, et c'est même recommandé de le faire avant toute opération. Produire des exports lisibles depuis les écrans du logiciel, également, pour les listes simples. Reconstituer une bibliothèque d'ouvrages à partir de ces exports demande en revanche un travail de correspondance que peu d'entreprises ont le temps de mener.

Faut-il un contrat de maintenance actif pour récupérer ses données ? Vos données vous appartiennent quel que soit l'état du contrat. L'accès au logiciel pour les extraire est une autre question, qui dépend de votre licence et de votre installation. C'est un argument de plus pour faire la copie de sauvegarde tant que tout fonctionne.

Les factures se reprennent-elles comme les devis ? Cela dépend de l'outil d'arrivée. La documentation d'import du revendeur citée plus haut détaille clients, fournisseurs, articles, ouvrages et devis, sans mentionner les factures. Posez la question précisément, en demandant si l'historique de facturation arrive comme document exploitable ou comme simple archive.

Combien de temps garder l'ancien logiciel accessible après la reprise ? Le temps de valider la migration, puis le temps qu'imposent vos obligations de conservation. Le sujet est traité dans archiver son ancien logiciel.

Que tester en priorité sur un jeu d'essai ? Vos cinq ouvrages les plus complexes, un devis long avec plusieurs niveaux de postes, une facture avec retenue de garantie, et une fiche client chargée en champs complémentaires. Si ces quatre cas passent, le reste suit généralement.