Notes de frais : cadrer les dépenses des salariés sans paperasse

Dès qu'une entreprise a un salarié qui se déplace, les notes de frais entrent en jeu. Un plein de carburant, un repas avec un client, une nuit d'hôtel avancés de sa poche, puis remboursés. Sur le principe, rien de compliqué. En pratique, les tickets s'entassent, arrivent froissés en fin de mois, et l'entreprise perd au passage de la TVA qu'elle aurait pu récupérer, ou pire, déduit des frais qu'un contrôle refusera.

Bien tenues, les notes de frais coûtent quelques minutes par mois. Mal tenues, elles coûtent de l'argent et du temps.

Ce qu'une note de frais doit contenir

Pour être recevable, chaque dépense doit être identifiable sans ambiguïté :

• la date de la dépense ;
• sa nature (repas, carburant, hébergement, péage) ;
• le montant TTC ;
• le fournisseur ;
• l'identité du salarié concerné.

Le justificatif doit accompagner la note. Et attention, un ticket de caisse ne suffit pas toujours : pour récupérer la TVA, il faut une facture au nom de l'entreprise, pas un simple ticket anonyme. Ces justificatifs se conservent dix ans.

La TVA récupérable, poste par poste

C'est le point que la plupart des TPE laissent filer. Toute dépense professionnelle ne donne pas droit à la même récupération de TVA :

• Repas (restaurant, repas d'affaires) : TVA récupérable à 100 %.
• Carburant : gazole et essence récupérables à 80 %, sur facture.
• Hébergement du salarié : TVA non récupérable.
• Indemnités kilométriques : aucune TVA à récupérer, le barème couvre déjà tout.
• Péages, parking : TVA récupérable sur justificatif.

Sur une année, la TVA récupérable oubliée sur les repas et le carburant représente vite plusieurs centaines d'euros pour une petite entreprise qui se déplace. C'est de l'argent laissé sur la table faute d'une facture au bon nom.

Un seuil circule beaucoup sur ce sujet, et il est presque toujours mal cité : les 150 € HT ne commandent pas la déductibilité de la TVA. Ils viennent de l'article 242 nonies A, II de l'annexe II au CGI, qui autorise une facture d'un montant total hors taxe inférieur ou égal à 150 € à omettre deux mentions, et deux seulement : le numéro individuel d'identification du fournisseur et la référence à la disposition d'exonération applicable. C'est le régime de la facture simplifiée, une tolérance de forme, pas une règle de déduction. En dessous du seuil comme au-dessus, la TVA se déduit sur une facture en règle établie au nom de l'entreprise. Et la réforme de la facturation électronique ne crée aucun seuil de ce type : elle change le canal par lequel la facture arrive, pas les conditions du droit à déduction.

Les frais kilométriques

Quand un salarié utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel, l'entreprise le rembourse via le barème kilométrique publié chaque année par l'administration. Le montant dépend de la puissance fiscale du véhicule et des kilomètres parcourus. Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration du barème.

L'indemnité kilométrique a deux avantages : elle est simple à calculer, et elle couvre forfaitairement le carburant, l'usure, l'assurance et l'entretien. En contrepartie, elle n'ouvre aucun droit à récupération de TVA, contrairement à un plein réglé au nom de l'entreprise.

En finir avec les tickets froissés

Le vrai problème des notes de frais n'est pas la règle, c'est la collecte. Le ticket oublié dans une poche, la facture perdue, le tableur rempli de mémoire trois semaines après : chaque maillon faible fait perdre de la TVA ou crée un écart que la comptabilité devra corriger.

La saisie au moment de la dépense change tout. Une photo du justificatif prise depuis le téléphone, la dépense qualifiée sur le champ, et la note se constitue au fil de l'eau plutôt qu'en catastrophe le dernier jour. Quand cet outil est le même que celui qui porte la comptabilité et les achats, la TVA récupérable se calcule automatiquement et la dépense s'impute au bon poste, voire au bon chantier. C'est ce que gère StrucTime : la note de frais se capture sur le terrain, se rattache à son affaire, et alimente directement la comptabilité, justificatif compris.

Questions fréquentes

Un ticket de caisse suffit-il pour récupérer la TVA ? Non : un ticket anonyme permet de rembourser le salarié, pas de récupérer la taxe. Il faut une facture au nom de l'entreprise, mentionnant la TVA. Le restaurant fait exception dans un cas précis : sur une note dont le montant hors taxe ne dépasse pas 150 €, la déduction est admise à condition que le client porte « son identification complète sur la partie du document prévue à cet effet » (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20, § 150).

Comment rembourser un salarié qui utilise sa voiture ? Par les indemnités kilométriques, calculées avec le barème officiel selon la puissance du véhicule et la distance. Ce forfait couvre l'ensemble des coûts du véhicule et ne donne pas lieu à récupération de TVA.

Combien de temps conserver les justificatifs de notes de frais ? Dix ans. Chaque justificatif doit rester associé à sa dépense, ce qui plaide pour une capture numérique dès l'engagement de la dépense plutôt qu'un archivage papier.

La facturation électronique 2026 change-t-elle les notes de frais ? Elle change le canal, pas les conditions de la déduction. Les achats faits auprès d'entreprises françaises arriveront sous forme de facture structurée, ce qui supprime la ressaisie. Le seuil de 150 € HT, lui, ne joue que sur les mentions allégées de la facture simplifiée. La règle utile reste la même : réclamer une facture en règle plutôt qu'un ticket.