Situations de travaux et retenue de garantie : facturer un chantier au fil de l'eau

Un chantier de plusieurs mois qui ne se facture qu'à la réception oblige l'entreprise à avancer les salaires, les matériaux et la sous-traitance pendant tout ce temps. Peu de TPE tiennent ce rythme. La facture de situation, aussi appelée facture d'avancement, résout ce problème : elle facture à échéance régulière la part des travaux réellement exécutée depuis la dernière fois.

Ce qu'est une facture de situation

La situation de travaux constate l'avancement du chantier à une date donnée et facture ce qui a été réalisé depuis la situation précédente. On raisonne en pourcentage d'avancement par poste du devis.

Prenons un chantier de terrassement et gros œuvre vendu 80 000 € HT. À la fin du premier mois, le terrassement est achevé et le gros œuvre entamé. La situation n°1 pourrait facturer 100 % du poste terrassement et 20 % du poste gros œuvre, soit par exemple 26 000 € HT. Le mois suivant, la situation n°2 facturera l'avancement accompli entre les deux dates, et ainsi de suite jusqu'au solde.

Chaque situation reprend le montant du marché, le cumul facturé jusqu'à la situation précédente, et le montant de la situation courante. Cette présentation cumulative évite les erreurs et permet au client, ou à son maître d'œuvre, de vérifier l'avancement d'un coup d'œil.

La retenue de garantie, poste par poste

La retenue de garantie est encadrée par la loi du 16 juillet 1971. Elle autorise le maître d'ouvrage à retenir 5 % maximum du montant des travaux pour couvrir d'éventuelles réserves à la réception. La somme est restituée à la fin de la période de garantie, en général un an, si les travaux sont conformes.

Deux points souvent mal compris :

• La retenue ne porte que sur des travaux réellement exécutés. Elle ne s'applique donc pas sur une facture d'acompte versée avant le démarrage, mais bien sur les factures de situation.
• Le client ne peut pas retenir les 5 % s'il refuse par ailleurs une caution bancaire équivalente que vous lui proposeriez. La retenue de garantie et la caution sont deux façons de couvrir le même risque, jamais les deux en même temps.

Sur un marché privé, la pratique consiste souvent à appliquer la retenue seulement en fin de chantier plutôt que sur chaque situation. Dans ce cas, vous facturez 95 % du marché au fil des situations et émettez une dernière facture pour les 5 % restants une fois le délai de garantie écoulé.

Les mentions à faire figurer

Dès qu'une retenue de garantie s'applique, la facture doit rendre le calcul limpide :

• le montant brut de la situation, avant retenue ;
• le taux de retenue appliqué, 5 % au maximum ;
• le montant de la retenue en euros ;
• le net à payer après retenue ;
• les conditions de libération de la retenue, avec le renvoi à la loi du 16 juillet 1971.

Sans ces lignes, le client peut contester le calcul, et la libération de la retenue un an plus tard devient une source de litige. Une facture précise aujourd'hui évite une relance difficile demain.

Le lien avec la marge du chantier

Facturer au bon rythme protège la trésorerie, mais ne dit rien de la rentabilité. Une situation peut être payée rubis sur l'ongle pendant que le chantier consomme plus d'heures que prévu. Les deux suivis vont ensemble : la situation mesure ce que vous encaissez, le calcul de marge mesure ce que le chantier vous coûte vraiment.

C'est là qu'un outil unique change la donne. Quand le devis, les pointages et les achats vivent au même endroit, la situation se génère à partir de l'avancement réel plutôt que d'une estimation à la louche, la retenue de garantie se calcule automatiquement, et la marge se lit en parallèle. StrucTime construit la situation depuis le devis initial, applique la retenue et suit le cumul facturé sans ressaisie.

Questions fréquentes

Quelle différence entre facture d'acompte et facture de situation ? L'acompte est versé avant ou au démarrage, sans référence à un avancement précis. La situation facture des travaux déjà exécutés, mesurés en pourcentage d'avancement. La retenue de garantie s'applique sur les situations, pas sur l'acompte.

La retenue de garantie est-elle obligatoire ? Non, elle est une faculté du client, plafonnée à 5 %. Vous pouvez proposer une caution bancaire à la place, ce qui vous évite d'immobiliser la somme pendant un an.

Quand récupère-t-on la retenue de garantie ? À l'expiration du délai de garantie, en général un an après la réception, si aucune réserve n'a été formulée ou si les réserves ont été levées. Une facture des 5 % restants est alors émise.

Peut-on faire des situations sur un petit chantier ? Oui, mais l'intérêt est faible en dessous de quelques semaines. La situation prend tout son sens sur les chantiers longs, où l'avance de trésorerie deviendrait autrement intenable.