Après la migration : combien de temps garder son ancien logiciel

Une migration réussie se termine par une question qu'on repousse : que fait-on de l'ancien logiciel ? Le laisser installé sur un poste qui traîne dans un bureau semble suffisant, jusqu'au jour où ce poste rend l'âme, où Windows refuse de le relancer, ou où l'éditeur bascule la licence en consultation. Or les obligations de conservation, elles, courent toujours.

Deux délais, pas un seul

La confusion la plus fréquente consiste à retenir un chiffre unique. Il y en a deux, et ils ne mesurent pas la même chose.

Six ans, côté fiscal. L'article L. 102 B du Livre des procédures fiscales fixe le délai pendant lequel les livres, registres, documents et pièces sur lesquels peuvent s'exercer les contrôles doivent être conservés, à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement du document.

Dix ans, côté commercial. L'article L. 123-22 du Code de commerce est plus long : « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ».

La règle pratique retenue par les cabinets combine les deux : conserver dix ans couvre les deux obligations sans avoir à trier. C'est le délai que retient également la conservation des factures électroniques, qui ajoute une exigence d'intégrité sur toute la durée.

D'autres délais, plus longs, existent en dehors de la comptabilité. Les bulletins de paie relèvent d'un régime à part, détaillé dans l'obligation de conservation des fiches de paie.

Pourquoi « garder le logiciel » ne suffit pas

Conserver l'application n'équivaut pas à conserver les documents, pour quatre raisons dont aucune n'est théorique.

La licence peut s'éteindre avant le délai. Un logiciel qui bascule en consultation seule reste lisible, mais rien ne garantit qu'il le restera dix ans, et l'éditeur ne s'y engage pas au-delà de ce qu'il annonce. Pour la génération Batigest i7, cette bascule est annoncée au 30 novembre 2027, comme détaillé dans le calendrier de fin de vie.

Le poste vieillit plus vite que l'obligation. Un logiciel de 2018 installé sur un système d'exploitation qui n'existera plus en 2030 crée une dépendance matérielle qu'on découvre au pire moment, généralement le jour où l'administration demande une pièce sous quinzaine.

Une capture d'écran n'est pas une pièce justificative. En cas de contrôle, ce sont les documents et le fichier des écritures qui sont demandés, dans des formats exploitables.

Personne ne se souviendra du mot de passe. Trois ans après la migration, l'ancien administrateur est parti, la base est protégée, et le fichier de mots de passe a disparu avec l'ancien serveur.

L'archive à constituer avant d'éteindre

Le moment de constituer l'archive est celui où tout fonctionne encore, donc pendant la migration. Cinq éléments, dans cet ordre.

1. La copie brute de la base de données, telle quelle, avec la version exacte du logiciel notée à côté. Elle ne se lit pas facilement, elle est votre filet de sécurité si une question précise surgit plus tard.
2. Le fichier des écritures comptables (FEC) pour chaque exercice non prescrit. C'est le format que l'administration demande, il est normalisé, et il se lit sans le logiciel qui l'a produit. Le sujet est traité dans le FEC expliqué.
3. Les documents commerciaux en PDF : factures émises, avoirs, situations de travaux, marchés et avenants. Un export en masse, classé par exercice puis par client.
4. Les listes en format tabulaire : clients, fournisseurs, articles, historique des règlements. Un CSV se relit dans trente ans, un fichier propriétaire non.
5. La note de contexte, une page, qui dit quel logiciel, quelle version, quelle période, où sont les fichiers et qui a fait la migration. C'est l'élément le plus négligé et le plus utile.

L'ensemble se range sur deux supports distincts, dont un hors du bureau. Le coût est celui d'un disque, le risque évité est celui de reconstituer une décennie de comptabilité.

Le cas particulier des factures électroniques

À partir de septembre 2026, une part croissante de vos factures fournisseurs arrivera sous forme de fichiers structurés. Leur conservation obéit à la même durée, avec une exigence supplémentaire : l'intégrité du fichier d'origine doit être garantie sur toute la période.

Déposer les fichiers reçus sur un disque partagé ne satisfait pas cette exigence. La question de savoir qui archive, la plateforme agréée ou vous, se règle au contrat et non après coup, comme le rappelle la checklist de réception.

Ce qui se supprime, et quand

Passé les délais, rien n'oblige à conserver, et la conservation indéfinie de données personnelles de clients pose ses propres questions au regard du RGPD. Une politique simple tient en trois lignes : archive complète pendant dix ans, purge annuelle de ce qui dépasse, journal de ce qui a été purgé. Le troisième point évite d'avoir à prouver un jour qu'on n'a pas détruit une pièce qu'on aurait dû garder.

Questions fréquentes

Faut-il garder l'ancien logiciel installé après la migration ? Le temps de valider la reprise, oui, quelques semaines. Au-delà, ce qui compte est l'archive constituée à part, lisible sans le logiciel. Une application installée sur un poste qui vieillit ne constitue pas une garantie de conservation.

Six ans ou dix ans, quel délai retenir ? Dix ans couvre les deux régimes, fiscal et commercial, sans avoir à distinguer les pièces. C'est la règle de prudence retenue en pratique.

Le FEC suffit-il en cas de contrôle ? Il est le format attendu pour les écritures, sans remplacer les pièces justificatives qui les sourcent. Les deux se conservent, et le contrôle peut demander de relier une écriture à sa facture.

Que faire si l'ancien logiciel ne s'ouvre plus et que la base est illisible ? Un prestataire spécialisé peut souvent relire une base ancienne, à condition d'en avoir la copie. Sans copie, il ne reste que les exports produits à l'époque. C'est exactement le scénario que la sauvegarde faite pendant la migration évite.

Peut-on archiver dans le nouveau logiciel plutôt qu'à côté ? Si le nouvel outil reprend l'historique et permet de le ressortir en PDF et en tabulaire, oui, cela simplifie la vie. Gardez néanmoins la copie brute de l'ancienne base : elle ne coûte rien et répond aux questions que la reprise n'a pas anticipées.